Wir beim Kreisjugendring Unterallgäu nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und möchten Ihnen daher einerseits Informationen und andererseits einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns geben. Auch möchten wir Ihnen erklären, welche Rechte hinsichtlich des Schutzes Ihrer Daten Sie nun haben.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wohin können Sie sich wenden?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der
Kreisjugendring Unterallgäu
Champagnatplatz 4
87719 Mindelheim
Haben Sie Fragen in Bezug auf den Datenschutz, so können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte Frau Saskia Scholz unter datenschutz@kjr-ua.de bzw.
Tel. 08261/21710 wenden.
2. Was für Daten werden erhoben?
In aller Regel verarbeiten wir Ihre (und die Ihres Kindes) personenbezogene Daten im Sinne des Art 4 Nr.1 DSGVO, § 46 Nr.1 BDSG. Personenbezogene Daten sind demnach alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (…) beziehen. Identifizierbar ist eine Person dann, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einem Standort, einer Online-Kennung oder einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, psychologischen, genetischen, physiologischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Dies sind zum Beispiel also Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihr Geburtsdatum, Ihre Kontaktdaten, Ihre Bankverbindung usw. In seltenen Fällen benötigen wir auch besonders schützenswerte Daten wie z.B. Gesundheitsdaten (z.B. Krankheiten, Medikamente ihres Kindes etc.), damit wir unsere Aufgaben fachgerecht und zum Wohle Ihres Kindes erfüllen können (§ 22 I Nr.1 BDSG).
3. Wofür verarbeiten wir Daten und auf welcher Rechtsgrundlage beruht das?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und aller weiteren für den Datenschutz relevanten Rechtsvorschriften.
Die Daten, die Sie uns überlassen, werden nur für den dafür vorgesehen Zweck, für den sie erhoben worden sind, verarbeitet. Wir erheben nur die Daten von Ihnen, die für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung unsererseits erforderlich sind.
Die Rechtsgrundlage, die uns die Verarbeitung Ihrer Daten ermöglicht, ist der Art. 6 DSGVO. Art. 6 I Nr. 2 DSGVO erlaubt uns die Erhebung von Daten, die wir als Grundlage zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gemäß den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs Ihnen gegenüber benötigen. Ebenso ist es möglich, dass sie ausdrücklich (schriftlich) in die Verarbeitung von weiteren Daten einwilligen und uns somit auch die Verarbeitung dieser Daten ermöglichen. Eine Einwilligung Ihrerseits erfolgt regelmäßig nach der Vorschrift des Art. 7 DSGVO. Weiterhin dürfen wir Daten von Ihnen erheben, sofern wir diese benötigen um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, denen wir als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegen.
4. Wie wird mit den Daten umgegangen?
Wir halten uns was den Umgang mit Ihren Daten betrifft an alle gesetzlichen Datenschutzvorschriften, u.a. an Art. 5 I a-f der DSGVO.
Wir erheben diese Daten alle auf rechtmäßige Weise und verarbeiten diese auch nur dementsprechend. Es werden nur die Daten erhoben, die für unsere Tätigkeit und die Erfüllung aller vertraglichen und sonstigen Verpflichtungen, erforderlich sind.
Wir sind ständig bemüht, nicht mehr als identifizierbar erforderliche Daten zu pseudonymisieren und gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen datenschutzkonform zu löschen/vernichten. Auch unrichtig erhobene Daten werden von uns unverzüglich gelöscht/vernichtet. Des Weiteren schützen wir Ihre Daten durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen technischer und organisatorischer Art vor dem Zugriff Unbefugter.
Besonders schützenswerte Daten gem. Art. 9 DSGVO, die Sie uns anvertrauen, schützen wir auch besonders. Wir nehmen alle Maßnahmen zum Schutz dieser sensiblen Daten vor, die und unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten des/der Betroffenen, für uns möglich sind (§ 22 I 2 BDSG). Unter anderem erheben wir hier nur die Daten, die für uns dringend erforderlich sind, damit wir das Wohl Ihres Kindes in unseren Einrichtungen gewährleisten können. Auch stellen wir technisch und organisatorisch (Verschlüsselung, Verschließen etc.) sicher, dass kein Unbefugter Zugriff zu diesen Daten erhalten kann. Weiterhin schulen wir unsere Mitarbeiter regelmäßig durch unsere Datenschutzbeauftragte im Umgang mit Ihren Daten. Der Zugriff auf Ihre besonders schützenswerten Daten bekommen nur die Mitarbeiter, die es tatsächlich betrifft. Wir löschen und vernichten diese Daten auch unverzüglich, sobald sie nicht mehr für unsere Aufgabenerfüllung erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungsvorschrift dies erfordert.
5. Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Daten werden innerhalb des Kreisjugendrings Unterallgäu nur an diejenigen Personen weiter gegeben, die für die sie für die Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen, es erhalten nur Befugte Zugriff. Außerhalb des Kreisjugendrings Unterallgäu können Ihre personenbezogenen Daten (bzw. die Ihres Kindes) an Kooperationspartner (z.B. die Schulküche bzgl. der Bereitstellung des Mittagessens in OGTS), externe Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z.B. bei Ferienfreizeiten und Ausflügen) weiter gegeben werden. Solche Personen oder Unternehmungen sind (ggf. neben der vertraglichen Verpflichtung uns gegenüber auch) gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsdatenverarbeiter zum ordnungsgemäßen und datenschutzkonformen Umgang mit Ihren Daten verpflichtet.
6. Werden Ihre Daten in ein Drittland (nicht EU) übermittelt?
Grundsätzlich geben wir Ihre Daten nicht in Drittländer weiter.
Die einzige Ausnahme hierbei besteht bei der Buchung einer unserer Auslandsferienfreizeiten, wie z.B. einer Fahrt in ein Drittland. Hier müssen wir – um unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen zu können – Ihre Daten an Stellen im Drittland übermitteln. Wir beachten dabei natürlich die Vorschriften der Art. 44 ff. DSGVO.
7. Wie lange werden Ihre Daten bei uns gespeichert?
Grundsätzlich löschen, sperren oder vernichten wir Ihre personenbezogenen und besonders schützenswerten Daten sobald sie für die Zwecke, für die Sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind.
Für manche Arten von Daten gibt es auch gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (beispielsweise Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) oder der Abgabenordnung (AO)). Dies bedeutet, dass wir bestimmte Daten bis zum Ablauf einer bestimmten, vom jeweiligen Gesetz vorgegebenen Frist, aufbewahren müssen. Nach Verstreichen dieser Frist werden Ihre Daten selbstverständlich datenschutzkonform von uns vernichtet/gelöscht.
8. Welche Rechte haben Sie als Betroffener?
Die EU-Datenschutzgrundverordnung spricht dem Betroffenen verschiedene Rechte zu. Diese sind unter anderem: Als Betroffener haben Sie das Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob und wie Ihre Daten von uns verarbeitet werden. Dies können Sie über die oben genannte Adresse tun. Sie haben zudem das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sofern bestimmte Voraussetzungen vorliegen, können Sie von uns die unverzügliche Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten verlangen (z.B. falls diese unrechtmäßig verarbeitet werden). Sie können außerdem der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben sollten, die der Verarbeitung der Daten zur Wahrung berechtigter Interessen unsererseits entgegenstehen. Falls dem nicht überwiegend schutzwürdige Interessen unsererseits entgegenstehen, werden wir unverzüglich von der Verarbeitung absehen. Zudem haben Sie das Recht auf Datenübermittlung, was heißt, Sie können die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und ggf. an andere übermitteln.
9. Beschwerderecht
Als Betroffener haben Sie auch ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Bayerische Landesbeauftragte für Datenschutz, Postfach 22 12 19, 80502 München.